Sekretær

torsdag 21 maj 20

Send ansøgning

Frist 8. juni 2020
Du kan søge om jobbet ved DTU Bioengineering ved at udfylde den efterfølgende ansøgningsformular.

Ansøg online

Vi søger en erfaren, proaktiv og professionel sekretær til en travl hverdag i administrationen på DTU Bioengineering – Institut for Bioteknologi og Biomedicin ved Danmarks Tekniske Universitet.

 

Front office opgaver
Som sekretær er din vigtigste opgave at levere en proaktiv og struktureret sekretærbistand af høj kvalitet til instituttets forskere, administrative kolleger og eksterne samarbejdspartnere. Du vil få plads i instituttets reception, hvor du i tæt samarbejde med en kollega vil være vores imødekommende ansigt udadtil. Receptionen sikrer en god modtagelse af vores medarbejdere og gæster og håndterer en mængde daglige henvendelser og forespørgsler om stort og småt.

 

Du har et stort overblik og er god til at prioritere, koordinere, sætte i system og være på forkant. Du har orden i dine ting og er god til selv at opsøge opgaverne, og du er fleksibel, når der dukker ad hoc opgaver op, som kræver en hurtig løsning.

 

Med en bred kontaktflade til danske og internationale kolleger og samarbejdspartnere er du venlig, imødekommende og serviceminded af natur, men har samtidig gennemslagskraft og kan prioritere dine opgaver effektivt. Du kan lide at arbejde selvstændigt, men er også en holdspiller og lægger stor vægt på at være en god professionel kollega, som også deler din viden og erfaring til fordel for instituttet.


Dine arbejdsopgaver vil bl.a. omfatte:

  • Sekretæropgaver for institutdirektør, sektionsledere, administrationschef og undervisningschef i samarbejde med kollega. Herunder mødebookning, lokalebookning, besvarelse af mails, koordinering og kommunikation med interne og eksterne interessenter.
  • Planlægning af PhD forsvar
  • Opdækning og afrydning efter møder
  • Rejsebestillinger og håndtering af fakturaer og kreditkortafregninger
  • Nøgleadministration og systemoprettelser
  • Tidsregistreringer
  • Journalisering
  • Forsendelse af pakker
  • Modtagelse af nye medarbejdere
  • Superbruger på en række administrative IT systemer
  • Medvirke til at arrangere workshops og seminarer, samt instituttets årlige sommerfest og julefrokost
  • Ad hoc opgaver i administrationen, herunder hjælp til kolleger ved ferie og i spidsbelastningsperioder
  • En lang række høj- og lavpraktiske administrative opgaver for forskere og studerende

Erfaring fra lignende stilling og gode samarbejdsevner
Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse eller en anden relevant uddannelse, samt flere års erfaring fra en lignende stilling; meget gerne fra gerne fra en uddannelsesinstitution eller et forskningsmiljø. Du er stærk på administrative processer og har solid erfaring med at servicere en lang række interessenter samt med at have ansvar for en stor opgaveportefølje i din hverdag uden at miste overblikket.

 

Du har særdeles gode kommunikationskompetencer på både dansk og engelsk i skrift og tale, da instituttet har en stor andel af internationale medarbejdere. Du kan lide at arbejde med IT-værktøjer, og vi forventer, at du er rutineret bruger af Office pakken. Har du kendskab til administrative IT-systemer, er det en stor fordel.


Du er en hjælpsom og imødekommende kollega, der trives med et højt serviceniveau og bevarer det gode humør – også i en hektisk hverdag. Du har en positiv indstilling til forandringer og nye udfordringer, og du tager selvstændigt ansvar og ejerskab for de administrative opgaver og skaber resultater af høj kvalitet til tiden. Som sekretær i vores front office funktion er det afgørende, at du optræder professionelt og troværdigt, samt at du forstår at håndtere de fortrolighedsforhold, der indgår i stillingen.

 

I administrationen stræber vi efter at udvikle smidige processer og effektive løsninger, så vi kan gøre hverdagen lidt lettere for instituttets øvrige medarbejdere. Dine meninger og erfaringer vil derfor blive værdsat. Vi vægter samarbejde, service og smil højt – og vi bestræber os på at give alle vores kolleger og samarbejdspartnere en god oplevelse, når de henvender sig til administrationen.

Hvad tilbyder vi dig
Vi kan tilbyde et spændende job med en bred kontaktflade, gode kolleger og en god omgangstone. Du kommer til at arbejde i et spændende og dynamisk internationalt forsknings- og uddannelsesmiljø med gode muligheder for både faglig og personlig udvikling.’

Administrationen består af 25 medarbejdere, hvis vigtigste opgave er at servicere instituttets ledelse og øvrige medarbejdere i tæt samarbejde med DTU’s centrale administration. Du vil indgå i et team bestående af tre sekretærer/AC sekretærer, der supporterer instituttets forskere og øvrige medarbejdere.

Om DTU Bioengineering
Institut for Bioteknologi og Biomedicin (DTU Bioengineering) er internationalt førende inden for bioteknologi og biomedicin. Vores ingeniørmæssige tilgang til alle aspekter af bioteknologi og biomedicin positionerer os som en værdifuld aktør med unikke kompetencer i den voksende biobaserede økonomi i en tid, hvor sundhedssektoren transformeres i retning mod personlig medicin. Vi har et klart fokus på behovene i life-science industrien og orienterer os mod innovation, nye virksomheder og videnskabelige services til samfundets bedste. Instituttet har omfattende samarbejde med nationale og internationale forskningsenheder og industri. DTU Bioengineering har cirka 270 ansatte, hvoraf 2/3 er videnskabeligt personale. Instituttets adresse er på DTU Lyngby Campus.

Du kan læse mere om instituttet på www.bioengineering.dtu.dk.


Løn og ansættelsesvilkår
Løn og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Akademikere i Staten eller Finansministeriet og HK/STAT eller anden relevant overenskomst. Lønnen fastsættes ud fra din erfaring og kvalifikationer.

Stillingen refererer til instituttets administrationschef. Sekretærteamet har en koordinator til daglig sparring og prioritering af opgaver.

 

Dit daglige arbejdssted vil være DTU Lyngby Campus. Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Vi har 6 ugers ferie samt betalt frokostpause.

Ansøgning og kontakt
Vi ser frem til at modtage din online ansøgning senest 8. juni 2020.
Åbn linket "Ansøg online", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Du er velkommen til at kontakte teamkoordinator Julie Oxenvad joxe@dtu.dk eller administrationschef Lykke Hindsgaul, lykkeh@dtu.dk, hvis du ønsker at høre mere om stillingen.

Samtaler forventes afholdt i uge 25-26. Ansættelse pr. 1. eller 15. august 2020.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar vision om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den vision lever den dag i dag. DTU har 11.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. Vores hovedcampus ligger i Kgs. Lyngby nord for København, og vi har campusser i Roskilde og Ballerup samt i Sisimiut i Grønland.